Cum se salvează o foaie Excel ca PDF

Salvarea unei foi de calcul Excel ca fișier PDF poate fi confuză, iar fișierul terminat pare adesea diferit de modul în care dorim să fie prezentat. Iată cum puteți salva o foaie ca fișier PDF curat și lizibil.

Fișiere Excel ca fișiere PDF

Există multe scenarii în care poate doriți să salvați un document Excel ca fișier PDF în loc de foaie de calcul. De exemplu, dacă doriți să trimiteți doar o anumită porțiune dintr-o foaie mai mare sau nu doriți să fie editabilă. Cu toate acestea, conversia unui fișier Excel într-un PDF poate fi un pic dificilă.

De multe ori nu ne gândim la foi de calcul Excel ca la documente cu margini, pagini și margini. Cu toate acestea, atunci când vine vorba de transformarea acestor fișiere în documente PDF care pot fi citite, tipărite sau distribuite altora, este ceva de care ar trebui să fii conștient. Fișierul dvs. ar trebui să fie lizibil și ușor de înțeles, fără coloane rătăcite aleatorii pe alte pagini sau dimensiuni de celule care sunt prea mici pentru a fi citite.

Iată cum puteți transforma foaia de calcul într-un document PDF prezentabil și tipărit.

Configurarea paginii

Dacă utilizați Office 2008 sau o versiune ulterioară, navigați la fila Aspect pagină. Aici veți vedea mai multe opțiuni grupate în secțiunea Configurare pagină. Iată primele trei:

  • Margini:  cât de mare este spațiul alb între marginea unui document și prima celulă
  • Orientare:  indiferent dacă doriți ca fișierul dvs. finalizat să fie în peisaj sau portret
  • Dimensiune:  dimensiunea paginii documentului dvs. finalizat

Acestea funcționează în mare parte la fel ca într-un document Word, deci setați-le pe baza modului în care doriți să arate PDF-ul finit. Rețineți că majoritatea foilor de calcul Excel sunt mai lizibile în orientare peisaj decât în ​​portret, cu excepția cazului în care aveți foarte puține coloane. Foi care sunt salvate în portret tind să aibă coloane care se încadrează în afara zonei finale de imprimare, ceea ce poate face ca documentul dvs. să fie foarte dificil de navigat și citit.

În plus, puteți adăuga un antet și un subsol la aspectul final. Faceți clic pe săgeata din colțul din dreapta jos al secțiunii Configurare pagină, apoi faceți clic pe fila Antet / subsol. Puteți selecta una dintre opțiunile generate de Office sau puteți crea una folosind funcția „Personalizare”.

De asemenea, aveți opțiunea de a modifica fundalul tipăritului. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul Fundal în Configurare pagină. Puteți selecta o imagine de pe laptop sau din cloud, iar această imagine va fi plasată pe toată foaia.

Definirea unei zone de imprimare și montare

Apoi, trebuie să determinați ce zonă va fi transformată într-un PDF, precum și câte rânduri și coloane vor fi pe fiecare pagină.

Prima modalitate de a defini zona este folosind clic și trageți pentru a selecta toate celulele pe care le doriți în document. Apoi, accesați Configurare pagină> Zona de imprimare> Setare zonă de imprimare. Aceasta va crea o linie gri subțire în jurul întregii zone care va fi tipărită. Când creați PDF-ul, tot ceea ce se află în afara acestei zone nu va fi inclus. De asemenea, puteți introduce manual celulele făcând clic pe săgeata din colțul din stânga jos și accesând Foi de calcul> Zona de imprimare.

Similar cu Microsoft Word, puteți crea și pauze de pagină pentru a segmenta diferite tabele. Aceste pauze de pagină pot fi atât orizontale, cât și verticale. Mergeți la celula în care doriți să plasați o întrerupere de pagină, faceți clic pe fila „Aspect pagină” de pe panglică și selectați Configurare pagină> Pauze de pagină> Inserați întrerupere de pagină. Aceasta va crea o pauză chiar deasupra și la stânga celulei curente.

Un alt lucru important de făcut este să definiți opțiunea Scale to Fit. În dreapta Configurării paginii, veți vedea trei opțiuni: Lățime, Înălțime și Scală. Opțiunile Lățime și Înălțime vă permit să setați în câte pagini vor apărea rândurile sau coloanele tabelului dvs. De exemplu, dacă aveți multe rânduri, dar doar câteva coloane, setarea Lățimii la o pagină este ideală. Scala, pe de altă parte, va determina redimensionarea generală a întregii zone de imprimare.

Opțiuni foaie

Ultimul meniu la care ar trebui să acordați atenție este Opțiuni foaie. Acestea sunt setări care afectează aspectul ultimei coli tipărite. Pentru a accesa opțiunile complete pentru foaie, faceți clic pe săgeata din colțul din stânga jos al secțiunilor Opțiuni foaie.

Iată o prezentare generală a diferitelor personalizări pe care le puteți face în acest meniu:

  • Tipăriți titlurile:  puteți îngheța anumite rânduri și coloane ale foii în loc, astfel încât acestea să apară pe fiecare pagină, cum ar fi anteturi și etichete.
  • Linii de grilă: Aceasta vă permite să stabiliți dacă să fie afișate sau nu linii de grilă, care sunt liniile dintre celule care apar atunci când nu există margine pictată pe ele.
  • Anteturi:  Aceasta vă permite să afișați anteturi, care sunt etichete fixe alfabetice (A, B, C) și numerice (1, 2, 3) pe axa X și axa Y a foilor de calcul Excel.
  • Comentarii, note și erori: afișează comentariile, notele și avertismentele de eroare încorporate în documentul final.
  • Comandă de tipărire:  vă permite să setați dacă doriți să creați un document care merge mai întâi în jos sau merge mai întâi la dreapta.

În acest meniu, puteți accesa ecranul Previzualizare imprimare, unde puteți vedea o privire asupra documentului dvs. final. De asemenea, puteți accesa ecranul cu comanda rapidă Ctrl + P.

LEGATE: Cum se imprimă o foaie de lucru cu comentarii în Excel

Salvarea sau tipărirea în format PDF

Cu documentul corect formatat și totul pregătit, există două moduri în care puteți crea un PDF.

Pentru a salva fișierul ca PDF în Excel, deschideți dialogul Salvare ca și selectați PDF din meniul derulant „Salvați ca tip”. Alternativ, puteți merge la Export> Export la XPS / PDF. De aici, aveți câteva opțiuni. Puteți decide dacă optimizați fișierul pentru standard sau minim, care va determina calitatea finală și dimensiunea fișierului documentului. Apoi puteți face clic pe „Opțiuni” pentru a selecta zona de publicat:

  • Selecție:  celulele curente pe care le-ați selectat
  • Foi de calcul active:  foaia curentă în care vă aflați
  • Cărți de lucru întregi:  toate registrele de lucru din fișierul curent la care lucrați
  • Tabel:  un tabel definit pe care l-ați creat prin Microsoft Excel

De asemenea, puteți opta pentru ignorarea zonei de imprimare pe care ați setat-o ​​complet.

De asemenea, puteți imprima fișierul în format PDF. Microsoft are o imprimantă PDF încorporată numită Microsoft Print to PDF pe care o puteți selecta în meniul derulant al imprimantei. Dacă aveți o altă unitate PDF, cum ar fi Adobe PDF, Foxit sau PDF Xchange, puteți utiliza și una dintre acestea. Înainte de a face clic pe „Print”, căutați în previzualizarea imprimării pentru a vă asigura că totul arată corect.

LEGATE DE: Cum să tipăriți în PDF în Windows: 4 sfaturi și trucuri